Demander vos données

Ringfully est un système téléphonique vendu aux entreprises, et presque tout ce qu’il détient appartient à l’une de ces entreprises plutôt qu’à nous. Celui de ces cas qui vous correspond détermine qui peut réellement vous répondre.

Vous avez appelé une entreprise qui utilise Ringfully

Cette entreprise décide de ce qui est enregistré et pourquoi. C’est son registre de sa propre conversation avec vous, et c’est elle qui peut vous le remettre ou le supprimer. Adressez-vous d’abord à elle. Si vous vous adressez à nous, nous transmettrons votre demande et vous dirons que nous l’avons fait. Nous n’y répondrons pas par-dessus sa tête.

Vous travaillez pour une entreprise qui utilise Ringfully

Même réponse : votre employeur les détient, et nous les détenons pour lui.

Vous êtes client de Ringfully, ou vous nous avez écrit

Alors c’est à nous de répondre, et tout ce qui suit s’applique directement.

Écrivez à [email protected]. Il n’y a délibérément aucun formulaire : nous n’avons rien derrière qui ferait quoi que ce soit de ce que vous auriez saisi, et un formulaire qui écarterait en silence une demande légale serait pire que de ne pas en offrir.

Dites-nous :

1. ce que vous voulez : une copie, une correction, une suppression, ou simplement savoir ce qui est détenu ;
2. de quoi vous retrouver : le numéro de téléphone en cause, l’entreprise que vous avez appelée ou pour laquelle vous travaillez, et à peu près quand ;
3. où envoyer la réponse.

Il se peut que nous devions vérifier votre identité avant de remettre des registres d’appels : un numéro de téléphone à lui seul n’est pas une preuve, et remettre les enregistrements de quelqu’un d’autre à la mauvaise personne est la défaillance qui mérite qu’on soit prudent. Nous demanderons le strict minimum.

1. Savoir. Quelles catégories nous détenons à votre sujet et pourquoi, exposées à l’avance dans la politique de confidentialité.
2. Une copie, dans un format structuré et couramment utilisé.
3. Une correction, lorsque quelque chose est inexact.
4. La suppression, lorsque nous ne sommes pas tenus de conserver. Certaines choses le sont : le registre d’un appel d’urgence est conservé délibérément, pendant environ sept ans.
5. La portabilité : vos données sous une forme que vous pouvez emporter ailleurs.
6. Le retrait d’un consentement déjà donné.
7. Une explication d’un traitement automatisé, et son réexamen par une personne. En pratique, cela vise l’assistant IA, désactivé à moins qu’une entreprise ne l’ait activé. Voir la page sur l’IA. Il ne prend aucune décision au sujet de qui que ce soit.

Soyons précis, parce qu’une promesse vague ici ne vaut rien.

Nous pouvons produire une copie. Vous êtes retrouvé par un numéro de téléphone, par votre fiche dans le répertoire de contacts d’une entreprise ou par votre compte d’utilisateur, et ce qui revient comprend votre fiche de contact, vos appels, les enregistrements qui en ont été faits, vos messages vocaux et leurs transcriptions, vos messages texte, les transferts, votre présence à chaque appel, les demandes de rappel, et le relevé des personnes ayant écouté l’audio qui vous concerne. Cela arrive en un fichier JSON, ou une section à la fois en fichier CSV. L’audio lui-même n’est pas dans ce fichier : il est détenu par notre fournisseur de téléphonie, et nous le remettons sur demande.

Nous pouvons vous dire qui a écouté. La lecture ou le téléchargement d’un enregistrement, d’un message vocal ou d’une transcription est consigné en regard de l’élément, avec qui l’a fait et quand, et ce relevé fait partie de la copie ci-dessus. Deux limites, toutes deux utiles à connaître : il ne remonte pas avant sa propre existence, et il est tenu au mieux, de sorte qu’il atteste les occasions qu’il a saisies et ne prouve rien au sujet de celles qu’il aurait manquées.

Nous pouvons supprimer. Une seule opération retire ce qui peut l’être et remplace vos identifiants là où le registre lui-même doit subsister. Un enregistrement d’appel peut aussi être supprimé à lui seul. L’audio des enregistrements et des messages vocaux est supprimé chez notre fournisseur de téléphonie avant l’entrée qui y renvoie, parce que l’audio est détenu là et nulle part ailleurs ; si le fournisseur ne confirme pas la suppression, rien n’est marqué comme supprimé et nous ne vous dirons pas que la demande est terminée.

La suppression n’est pas totale, et nous vous dirons ce qui a été conservé. Les registres d’utilisation et de facturation demeurent six ans, parce que la loi fiscale exige de conserver aussi longtemps les livres ayant servi au calcul d’une facture. L’entrée qui consigne votre effacement demeure, parce qu’elle est la preuve que votre demande a été exécutée. Les registres d’appel demeurent, vos identifiants remplacés plutôt que la ligne supprimée. Si vous travailliez pour l’entreprise, votre nom et votre adresse courriel survivent aussi dans les entrées décrivant ce que vous avez fait, parce qu’une entrée dont on a retiré la personne ne consigne plus rien. Et un enregistrement est aussi le renseignement personnel de l’autre partie : là où vous étiez le membre du personnel en cause, il est conservé plutôt que détruit.

Ce qui se fait encore à la main, c’est la demande elle-même. Rien ne consigne que vous avez demandé, ni comment nous avons vérifié que vous êtes bien la personne que vous dites être. C’est un processus plutôt qu’une fonction, et la clause 5 est l’engagement qui le soutient.

Trente jours, et habituellement bien moins. Si une demande est réellement complexe, nous pourrions prendre plus de temps, auquel cas nous vous le dirons avant l’échéance des trente jours, avec la raison et le moment auquel vous attendre à une réponse.

C’est gratuit. Si quelqu’un présentait la même demande de façon répétée pour nuire, nous pourrions facturer, mais nous vous le dirions d’abord plutôt que d’envoyer une facture.

Dites-le-nous ([TBD] à [email protected]), et nous préférons corriger la situation plutôt que de vous voir porter plainte. Mais vous n’êtes pas tenu de vous adresser à nous d’abord, et vous pouvez porter plainte auprès de :

1. le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, pour la loi fédérale sur la vie privée ;
2. la Commission d’accès à l’information du Québec, si vous êtes au Québec ; ou
3. votre organisme provincial ou étatique, où que vous soyez.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Ringfully est John, [TBD], [email protected], au [TBD].