Configurer votre compte

Étapes

1. Ouvrez « Phone Numbers », sous « Manage ». Les nouveaux numéros sont achetés pour vous et apparaissent sur cette page une fois rattachés à votre compte.
2. Choisissez un numéro et donnez-lui un libellé que tout le monde reconnaîtra, comme Ligne principale.
3. Sous « Inbound calls go to », choisissez la file principale, une seule personne (une ligne directe) ou un menu téléphonique.
4. Pour garder un numéro que vous avez déjà, appuyez sur « Port a number » et répondez à l’assistant : le pays, les numéros, le fournisseur actuel, le numéro de compte et le NIP de transfert, la personne autorisée, l’adresse de service et une date souhaitée. Joignez la lettre d’autorisation et votre dernière facture.

Un numéro qui ne passe pas par un menu téléphonique sonne à toute heure : les heures d’ouverture ne sont vérifiées que dans un menu. Les fournisseurs ont besoin d’environ une semaine pour transférer un numéro.

Pour aller plus loin

• Portabilité du numéro d'entreprise au QuébecArticle
• Un numéro valide n'est pas une ligne activeArticle
• Questions fréquentesPage

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Étapes

1. Ouvrez « Agents », sous « Manage », et appuyez sur « Invite an agent ». Entrez un nom affiché et une adresse courriel, puis choisissez Agent ou Tenant admin.
2. Le courriel d’invitation expire après 7 jours. Une invitation en attente occupe déjà un poste, et le formulaire vous prévient quand il n’en reste plus.
3. Ouvrez « Roles » pour lire ce que chaque rôle peut faire. Tenant Admin a toutes les autorisations, Supervisor ajoute des vues sur toute l’équipe, comme les appels de toute l’équipe et « Analytics », et Agent regroupe ce qu’il faut pour répondre aux appels.
4. Les rôles intégrés ne peuvent pas être modifiés. Si aucun ne convient, créez un rôle personnalisé et cochez exactement ce qu’il peut faire, groupe par groupe.
5. Quand quelqu’un part, désactivez cette personne dans « Agents ». La désactivation met fin à ses sessions ouvertes immédiatement.

Votre compte ne peut jamais rester sans personne capable de gérer les personnes et les rôles : la dernière personne qui le peut ne peut pas se retirer ce droit.

Pour aller plus loin

• Qui voit quoiPage
• Un employé part : retirer l'accès le jour mêmeArticle

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Étapes

1. Ouvrez « Queues ». Une équipe est une file dans le portail, et la page montre combien d’appelants attendent, l’attente la plus longue, l’attente moyenne de la dernière heure et combien de personnes sont disponibles.
2. Créez une équipe avec un nom et une description, comme Ventes ou Soutien.
3. Réglez sa priorité à Normal, High ou Urgent. Les appels de priorité plus élevée sont offerts avant ceux qui attendent déjà.
4. Ajoutez des compétences requises si seules certaines personnes peuvent prendre ces appels. Une personne doit avoir toutes les compétences de la liste pour que l’appel lui soit offert.
5. Sous « While callers wait », choisissez un menu d’attente que vous avez construit, ou la musique d’attente standard.

Le champ « Max wait » est enregistré mais ne change pas encore l’acheminement : chaque offre à une personne dure 30 secondes. Ce qui se passe quand personne ne répond se décide dans votre menu téléphonique, sur la sortie « No agent / timeout » de l’étape Transfer to queue.

Pour aller plus loin

• Équipes et attentePage
• Files d'attente et routage par compétencesArticle
• Un seul numéro : ventes, service et facturationArticle

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Étapes

1. Ouvrez « Flow Resources » et choisissez l’onglet « Schedules ».
2. Créez un horaire avec un nom, un fuseau horaire et les heures de chaque jour, et indiquez les jours de fermeture. Le changement d’heure est géré pour vous.
3. Ajoutez chaque jour férié avec sa date et son nom.
4. Utilisez l’horaire dans un menu téléphonique avec l’étape Business hours. Elle a quatre sorties : Open, Holiday, Emergency et Closed.
5. Un jour de tempête, activez « Emergency mode » pour cet horaire. Il passe avant les jours fériés et les heures jusqu’à ce que vous le désactiviez.

Un horaire sans heures est considéré comme ouvert. Fermer votre ligne est toujours un choix, jamais l’effet d’un réglage oublié.

Pour aller plus loin

• Menus et heuresPage
• Jours fériés : les régler une fois dans le menuArticle
• Fermeture imprévue : le message à faire jouerArticle
• Jours fériés du Québec : acheminer les appelsArticle

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